Board packs: facilitadores da tomada de decisão na era digital

4º artigo sobre a qualidade do conjunto de informações disponibilizadas pelas organizações aos conselhos e seus comitês


  • 27/04/2021
  • Claudia Elisete Rockenbach Leal e Lívia de Paula Freitas
  • Artigo

Finalizando essa série sobre os boards packs (1), não poderíamos deixar de abordar como aspectos práticos na forma de apresentar, expor e transmitir as informações, podem impactar o processo decisório.

O estudo realizado pela Comissão de Governance Officers (2), indicou que o modelo ideal de board pack não é linear. A metodologia deve considerar a cultura, a estratégia da organização, o modelo de negócio, o ambiente de governança e o perfil do público-alvo. Adicionalmente, o bom e velho alinhamento de expectativas entre todos os agentes de governança é fundamental.

Para potencializar a compreensão dos dados, e tornar as discussões no âmbito do conselho de administração e de seus comitês de assessoramento mais interessantes e assertivas, é imperativo estarmos atentos às evoluções na dinâmica das relações, ao formato do material e à transmissão da informação.

O artigo de David Larcker e Brian Tayan, publicado em 2018 na Harvard Business Review,  relata a experiência no conselho de administração do Netflix, onde se adotou o formato de narrativa para a apresentação dos dados, além de permitir ao conselheiro o total acesso às informações internas da organização. Essa inovação, segundo eles, fortaleceu a confiança entre conselheiros e diretores. Já o artigo Google´s CEO Doesn´t Use Bullet Points and Neither Should You, autoria de Camine Gallo, relata o uso de storytelling visual nas apresentações realizadas na empresa, e defende que a utilização de imagens nas apresentações é mais eficaz na retenção da informação. 

Algumas empresas brasileiras adotam o formato de texto para as propostas de deliberações ao conselho de administração. O formulário, encaminhado pela diretoria, inclui, por exemplo: natureza da deliberação (se extraordinária ou ordinária), alçadas de avaliação/validação, contexto e histórico, investimento necessário, geração de valor, impactos operacionais, financeiros e contábeis, análise de riscos, avaliação jurídica e regulatória. De forma sucinta, essa também é a recomendação do Código de Melhores Práticas do IBGC :

“(...) Como regra geral, o material de cada tema para deliberação do conselho deve ser precedido de um sumário,
bem como de uma recomendação de voto elaborada e fundamentada pela diretoria.

Na era digital, o excesso de informações e as distrações decorrentes da irrestrita acessibilidade durante uma reunião interferem na qualidade do entendimento das matérias. É essencial que as reuniões sejam bem organizadas, com a antecedência adequada, tanto no que tange à disponibilização do material, quanto na análise prévia do board pack pelos conselheiros. Compete ao Governance Officer, inclusive considerado o resultado da avaliação anual do conselho de administração, quando existir, identificar os gaps e propor melhorias, visando a eficiência na análise dos temas. 

O uso de ferramentas e de práticas inovadoras contribuem para a melhor atuação no ambiente do conselho de administração. Uma das principais ferramentas utilizadas é o Portal de Governança, que permite acesso seguro às informações necessárias ao exercício das atividades dos conselheiros. Entretanto, na recente interação com agentes de governança sobre a efetividade dos board packs, foi percebida a expectativa de evolução da inteligência dos portais, provendo maior qualidade e integração das informações com os registros históricos, além de compatibilização às responsabilidades dos conselheiros, dos diretores e dos Governance Officers.

No artigo de autoria de João Lencioni, participante do Grupo de Trabalho Conselho do futuro do IBGC , ele relata sobre a conversa com um investidor da área de tecnologia  em que, o futuro dos conselhos estaria na inteligência estendida, que consiste de “...uma combinação de várias ferramentas e tecnologias de big data, aprendizado de máquina, visualizações avançadas de dados com realidade virtual e realidade aumentada, e a aplicação de blockchain para registro confiável e transparente de dados. Esse arsenal, associado à experiência e ao conhecimento dos executivos e conselheiros, permitirá de fato um mergulho virtual nas informações e o desenvolvimento de novas perspectivas nos negócios.”

Assim, considerando que o atual cenário de transformação ágil, no qual a tecnologia tornou-se um dos principais aliados dos administradores para a tomada de decisão, concluímos que a evolução e aceleração dos mecanismos para simplificar e facilitar os processos de tomada de decisão pelos administradores representam um dos maiores desafios da governança corporativa. O Governance Officer deve estar atento às evoluções tecnológicas que facilitam o processo decisório e empenhar-se no engajamento de todos os agentes de governança para que esses benefícios revertam a favor da organização e de seus stakeholders.
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(1) Board pack, para fins desse artigo, é o conjunto de informações encaminhadas ao Conselho de Administração e seus Comitês para suporte às discussões e decisões tomadas durante suas reuniões.
(2) Insights coletados durante discussões realizadas nas comissões do IBGC e questionário disponibilizado aos participantes da Comissão de Governance Officers, Comissão do Conselho de Administração, Comissão Jurídica, Comissão de Gerenciamento de Riscos Corporativos, Comissão de Estratégia e Comissão de Finanças e Contabilidade.

Autores:

Elaboração: Claudia Elisete Rockenbach Leal e Lívia de Paula Freitas
Coordenação: Lívia de Paula Freitas
Grupo colaborador: Bruno Paulino, Fernando Krauss, Mariela Klee, Gisélia Silva, Luiz Lacerda e Teruo Murakoshi

Este artigo é de responsabilidade dos autores e não reflete, necessariamente, a opinião do IBGC.

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